OPERATIONAL ASSISTANT

ondersteuning van de operationele afdeling

• opmaken van prekwalificatiedocumenten en beantwoorden van informatieaanvragen (rfi’s)
• opladen van offertes en raadplegen van prijsaanvragen (rfq’s) via verschillende digitale platformen
• administratieve opvolging van projectdossiers: aanmaken in sharepoint, beheer van handtekeningprocedures, verzenden van offertes, verwerken van gegevens in salesforce, aanmaken van klantfiches in het interne erp-systeem
• ondersteuning bieden bij de planning van interne en externe medewerkers
• samenstellen van commerciële referentiedocumenten

ondersteuning van externe medewerkers

• communiceren met onderaannemers over personeelsbehoeften en de planning van projecten
• opvolgen van administratieve documenten zoals a1-formulieren, limosa-aangiften en checkin@work
• beheren van onderaannemingscontracten in samenwerking met de projectleiders en de aankoopafdeling

ondersteuning van interne medewerkers

• opvolgen van technische en veiligheidsattesten (zoals ba4/ba5) en deze opladen in klantenportalen
• beheren van verplichte documenten en wettelijke verplichtingen (zoals checkin@work of detachering)
• controleren van tijdsregistraties en afwezigheden van het interne team
• zorgen voor duidelijke communicatie over de wekelijkse planning naar het interne personeel
• tweejaarlijkse coördinatie van de bandenwissels voor utilitaire voertuigen

• je hebt een bachelordiploma in office management, meertalige communicatie of beschikt over relevante ervaring die hiermee overeenkomt
• je deed al eerste werkervaring op in een administratieve of ondersteunende rol, idealiter binnen een technische of industriële context
• je bent goed vertrouwd met ms office en past je snel aan bij het gebruik van nieuwe digitale tools
• je drukt je vlot uit in het nederlands en hebt een degelijke kennis van het frans en engels
• je werkt gestructureerd, neemt initiatief, kan zelfstandig werken en communiceert op een duidelijke manier

Heb je interesse in deze vacature?
Je kan contact opnemen met HR Mentor op het nummer 050/70.42.65 of via info@mentor-hr.be.
Je kan ons ook steeds contacteren buiten de kantooruren.
Wil je onmiddellijk solliciteren dan kan dat via bijhorende link.
Je kandidatuur wordt snel en discreet behandeld.

"HR Mentor, selectiekantoor in Maldegem, is het resultaat van een jarenlange ervaring in het zoeken, selecteren en ontwikkelen van menselijk kapitaal. Matchen van kandidaten met onze klanten is hetgeen dat ons drijft! Sinds 2010 heeft HR Mentor een breed klantenbestand uitgebouwd in regio West & Oost-Vlaanderen. Wij trachten steeds te werken op lange - termijn en hanteren een persoonlijke aanpak."

• je verkrijgt een contract van onbepaalde duur
• mogelijkheid tot verschillende opleidingen
• je werkt volgens een 40u regime. Dit betekent dat je 12 ADV dagen krijgt bovenop de 20 wettelijke verlofdagen
• deze verlofdagen zijn vrij op te nemen
• je ontvangt een marktconform salaris met aantrekkelijke extra voordelen